Тайм-менеджент – это искусство всё успевать. Для руководителя магазина очень актуальный навык. Из-за чего времени постоянно не хватает?
- Из-за привычки держать все в голове.
-
Из-за привычки работать в режиме многозадачности.
-
Из-за неумения расставлять приоритеты.
-
Из-за неумения говорить «нет».
-
Из-за неумения делегировать.
-
Из-за неумения отдыхать.
В приведенном списке видна закономерность – всё успевать мешают вредные привычки и отсутствие навыков. И это хорошая новость – значит, вам под силу это исправить!
Для того чтобы определить, в какой сфере лежат лично ваши проблемы со временем, необходимо вести дневник времени (скачать файл. доступно для зарегистрированных пользователей). Почему это важно: хронофаги (поглотители времени) надо знать в лицо. Только так получится эффективно с ними бороться.
На первом листе файла приведен список активностей, по которым можно учитывать время. Можно менять значения списка. На втором листе необходимо записывать начало и окончание каждой активности. Старайтесь записать все максимально точно и максимально честно: если, выполняя рабочую задачу, вы отвлеклись на проверку соц.сетей или дружеский чат, укажите это тоже. Сейчас вы делаете это сами и для себя. И делаете как раз для того, чтобы вашему руководителю не пришло в голову следить, как вы тратите свое рабочее время.
Можно вести дневник только рабочего времени, а можно распространить упражнение и на личное время, чтобы качественно изменить стиль жизни.
На третьем листе представлен анализ – какая часть времени уже была продуктивной, а сколько времени вы еще можете высвободить для своих задач. Также файл дает рекомендации, как справиться с группой выявленных проблем (долгие разговоры, плохая организация рабочего места ит.д.)
Общие для всех рекомендации выглядят следующим образом (вы можете начать пользоваться ими прямо сейчас):
- Найти удобный для себя формат хранения информации – кому-то удобней вести ежедневник на бумаге, кому-то в телефоне, кому-то в календаре, кому-то в специальной программе – нет правильного инструмента, найдите свой.
-
Откажитесь от иллюзии про многозадачность: одна задача в единицу времени. Именно в таком режиме мозг работает наиболее эффективно.
-
Составьте план работ на месяц, неделю, день.
- Я, например, беру не больше 3 крупных задач на месяц – по одной в неделю плюс неделя на форс-мажоры.
- Каждую крупную задачу я делю на 2-3 подзадачи и стараюсь выполнить их в начале недели. Я знаю, что-то обязательно отвлечет меня от моих задач, поэтому оставляю запас времени во второй половине недели.
- В расписании на каждый день у меня обязательно есть время, в которое сотрудникам запрещено меня беспокоить – это время для стратегических задач, разбора ошибок, обучения.
-
Учитесь отдыхать – мы отдыхаем, когда чередуем физическую и умственную активность. Если вы весь день сидели за компьютером, отдых должен быть подвижным. Если весь день был похож на бег в колесе, то разрешите себе полежать на диване, посмотреть фильм.
Сейчас сделайте перерыв в обучении: ведите дневник времени 1-2 недели, после чего возвращайтесь к просмотру курса.